Når skal arbeidsplassen ha en varslingsrutine?
Plikten til å legge til rette for varsling gjelder for alle arbeidsplasser med minst fem arbeidstakere, eller der forholdene i virksomheten tilsier det. Arbeidsgiver må dermed alltid vurdere om det er behov for varslingsrutiner, uavhengig av virksomhetens størrelse. Varslingsrutiner er typisk nødvendig dersom man ser at det er en risiko for at det kan oppstå situasjoner på arbeidsplassen som er kritikkverdige, men det er ikke nødvendig at det foreligger konkrete mistanker om slike forhold. Terskelen for at plikten inntrer er lav og det kan være lurt å ha rutiner for varsling for sikkerhets skyld. Arbeidstilsynet kan føre tilsyn og vil kunne gi pålegg om å utarbeide varslingsrutiner hvis dette mangler og vurderes som nødvendig.
Hvem skal utarbeide varslingsrutinene?
Det er arbeidsgiver som har ansvar for å fastsette rutinene i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Hvis arbeidstakerne, tillitsvalgte og arbeidsgiver ikke blir enige om rutinene, er det arbeidsgiver som har siste ord (det ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett).
Hvilke krav stilles til varslingsrutinen?
Det er et krav at varslingsrutinen er skriftlig. Ellers har arbeidsgiver et visst spillerom, men det gjelder noen minimumskrav: varslingsrutinene skal inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, opplysninger om hvordan arbeidstaker skal gå frem for å varsle og hvordan arbeidsgiver skal motta, behandle og følge opp varselet.
Videre er det et krav at varslingsrutinene skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten. For å sikre kravet om tilgjengelighet, kan arbeidsgiver for eksempel ha som rutine å overlevere informasjon om varslingsrutinene i forbindelse med en arbeidstakers ansettelse, og ellers informere alle arbeidstakere om hvor disse rutinene er å finne i arbeidsgivers database.
Selv om det er ganske åpenbart, fremgår det også av arbeidsmiljøloven at det ikke er mulig å utarbeide varslingsrutiner som begrenser arbeidstakers rett til å varsle.
Hva anses som «kritikkverdige forhold»?
Dersom varslingsrutinene kun oppfyller minimumskravet om å informere om at det bør varsles om «kritikkverdige forhold», kan det være vanskelig for arbeidstaker å vite hvilke tilfeller som faller innunder denne kategorien. Det kan derfor være lurt å presisere i varslingsrutinene hva det inkluderer, og her gir arbeidsmiljøloven god veiledning. Typiske eksempler der er fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø og brudd på personopplysningssikkerheten.
Det som ikke omfattes av «kritikkverdige forhold», er forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold. Det vil typisk omfatte personalkonflikter og uenigheter om gjennomføringen av arbeidsavtalen. På en annen side, kan det hende at slike forhold kan defineres som «uforsvarlig arbeidsmiljø» og likevel omfattes av det en arbeidstaker kan varsle om. Det er ikke alltid så lett å vurdere. Dette er noe en advokat kan bistå med – både på arbeidstakersiden og arbeidsgiversiden.
Hvordan skal en arbeidstaker gå frem?
Det er opp til arbeidsgiver (sammen med arbeidstakerne og tillitsvalgte) å vurdere hvordan arbeidstaker skal varsle, så lenge det ikke innsnevrer arbeidstakers varslingsmulighet. Man bør for eksempel regulere i hvilken rekkefølge det skal varsles (at det først skal varsles internt) og hvem som skal være mottaker av interne varsler.
Hva plikter arbeidsgiver å gjøre når de mottar et varsel?
Arbeidsmiljøloven stiller ingen konkrete krav til arbeidsgivers fremgangsmåte eller til saksbehandlingen av et varsel. Det er vanlig at varslingsrutinene fastslår at varselet skal bli tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid etter at rette vedkommende har mottatt varselet. Det kan også reguleres at arbeidsgiver skal ha en særlig plikt til å påse at den som har varslet har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og at arbeidsgiver sørger for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse mot varsleren, dersom det anses som nødvendig. Dersom det varsles om en kollega, er det viktig å huske på at også denne må ivaretas. Det kan være belastende å bli utsatt beskyldninger.
AVCO kan bistå arbeidsgivere med å utarbeide varslingsrutiner for den konkrete virksomheten og hvordan de skal gå frem når de har mottatt et varsel. AVCO bistår også arbeidstakere med å vurdere om det er grunnlag for å varsle og hvordan man skal gå frem henhold til arbeidsplassens varslingsrutiner. Ta kontakt for en uforpliktende prat.
