Personvernerklæring

Sist revidert 31. juli 2018.

Denne personvernerklæringen gjelder for AURLIEN VORDAHL & CO ADVOKATFIRMA AS (“vi” eller “oss”). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1. HVEM VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside.

2. FORMÅL, TYPER PERSONOPPLYSNINGER OG RETTSLIG GRUNNLAG

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold:

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget.

Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder, og hvis relevant, kredittverdighet. På generelt grunnlag vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etablering av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. I den forbindelse innhenter vi dokumentasjon på identitet til klient hvis privatperson, eller til kontaktperson hvis klient er virksomhet. Vi registrerer navn, e-post og telefonnummer på personene, i tillegg til tilknytning til oppdraget.

Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel nr. 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget registreres følgende informasjon på privatklienter; Navn, adresse, e-post adresse, telefonnummer og fødselsdato.  For kontaktpersoner til virksomhetsklienter; Navn, e-postadresse og telefonnummer.

Registrering av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering:

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav) jf. Personopplysningsloven (ny 2018) §11.

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Det kan opprettes både fysiske og digitale saksmapper. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. Personopplysningsloven (ny 2018) §11.

Fakturering:

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens oppgitte e-postadresse, eventuelt personens private postadresse, for utsending av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller våre leverandører i forbindelse med oppdatering av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. Vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3. HVEM VI DELER PERSONOPPLYSNINGER MED

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger ettersom disse er lagret hos leverandøren i henhold til kontrakt med oss. Leverandøren opptrer i henhold til databehandleravtalen og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd til oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

 

4. LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi lagrer saksdokumenter og opplysninger registrert på klientene i 10 år. Jf. Punkt 2.

Regnskapslovgivningen pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet

For brukere som sender skjema inn på dette nettstedet lagres det også personopplysninger som de oppgir. Kontakthenvendelser slettes etter 1 år.

5. DINE RETTIGHETER

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndighetenDersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6. SIKKERHET

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8.  KONTAKT OSS

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss slik:

AURLIEN VORDAHL & CO ADVOKATFIRMA AS
Universitetsgata 22/24, 0162 Oslo
+47 21 09 59 95
post@avco.no
Org.nr: NO 996 820 734 MVA

8. COOKIES

Denne nettsiden bruker informasjonskapsler (cookies). En cookie er en fil som lagres i din nettleser, og som gjør at nettsiden kjenner igjen nettleseren fra gang til gang. Både nettstedet og deres samarbeidspartnere kan benytte cookies. Formålet med cookies er blant annet å;

  • Registrere og beregne trafikk og bruksmønstre på nettstedet (statistikk)
  • Utvikle og forbedre nettstedet

En cookie inneholder ingen personlig informasjon, og kan ikke benyttes til å identifisere brukeren.

Ved å gå inn på nettstedet samtykker du til at det lagres cookies i din nettleser. Dersom du ikke ønsker at det lagres cookies, kan du endre innstillingene i nettleseren. Mer informasjon om hvordan du utfører dette finner du på Nettvetts nettsider. Du kan også slette eksisterende cookies. Dersom du velger å slette eller ikke akseptere cookies kan du oppleve redusert funksjonalitet på enkelte nettsteder.