Kan oppsigelse sendes på e-post eller legges i ansattes postkasse?

Kan oppsigelse sendes på e-post eller legges i ansattes postkasse?

Når arbeidsgiver har besluttet å si opp en ansatt, må skriftlig oppsigelse leveres den ansatte. Det følger av arbeidsmiljøloven at oppsigelse enten må leveres til den ansatte personlig eller sendes i rekommandert brev til den ansattes oppgitte adresse. I praksis er det likevel slik at oppsigelse ofte sendes til den ansatte på e-post eller på andre måter. Kan arbeidsgiver gjøre dette?

Borgarting lagmannsrett avsa nylig en dom (LB-2021-118220) hvor det ble gitt nyttige avklaringer om dette. Saken gjaldt en oppsigelse som ble sendt per e-post og lagt i den ansattes postkasse.

I denne artikkelen tar vi deg gjennom reglene som gjelder for levering av oppsigelse, og hvordan dette kan gjøres på alternative måter i samsvar med loven etter lagmannsrettens uttalelser.

 

Arbeidsmiljøloven utgangspunkt – oppsigelse må leveres personlig eller sendes i rekommandert brev

Arbeidsmiljølovens hovedregel er at oppsigelse skal leveres personlig eller sendes i rekommandert brev til den ansatte. Dette er likevel en ordensregel, hvilket betyr at oppsigelsen også kan leveres på andre måter uten at oppsigelsen anses ugyldig.

Videre følger det av loven at oppsigelsen først gjelder fra det tidspunktet oppsigelsen har kommet frem til den ansatte.

Hvis oppsigelsen leveres personlig, har den kommet frem samtidig som leveringen. Sendes oppsigelsen ved rekommandert brev anses oppsigelsen for å ha kommet frem når meldeseddel har kommet frem til den ansattes postkasse og den ansatte har hatt rimelig tid til å hente sendingen på postkontoret.

Dersom oppsigelsen leveres til den ansatte på andre måter, må arbeidsgiver kunne bevise at den ansatte har mottatt oppsigelsen dersom det oppstår tvil om dette. Slike andre måter kan eksempelvis være at oppsigelsen sendes på e-post eller legges i den ansattes postkasse.

 

Hva handlet saken (LB-2021-118220) om?

Saken for lagmannsretten handlet om en vaktmester i et boligsameie som ble sagt opp. Det var avtalt en prøvetid som utløp den 1. november. Vaktmesteren mente han hadde mottatt oppsigelsen den 2. november og at han derfor ikke var oppsagt under prøvetiden, slik at det blant annet gjaldt en lengre oppsigelsestid.

Boligsameiet hadde forsøkt å levere oppsigelsen til vaktmesteren personlig der han bodde den 30. oktober. Vaktmesteren åpnet ikke døren, selv om det senere viste seg at han var hjemme. Oppsigelsen ble derfor lagt i hans postkasse og sendt på e-post samme dag. Vaktmesteren ble også informert på SMS om at oppsigelsen lå i postkassen.

Vaktmesteren reiste senere denne dagen bort og kom tilbake den 2. november. Han mente han ikke hadde tilgang til sin e-post, og kun hadde sett SMS-meldingen den 30. oktober. Vaktmesteren mente derfor at han ikke hadde mottatt og fått lest oppsigelsen før 2. november, da han kom hjem igjen.

Spørsmålet for lagmannsretten var om oppsigelsen hadde kommet frem til vaktmesteren før eller etter at prøvetiden hadde utløpt.

 

Oppsigelse levert i ansattes postkasse

Lagmannsretten kom til at sameiet verken hadde levert oppsigelsen personlig eller ved rekommandert brev, slik loven krever, ved å legge oppsigelsen i vaktmesterens postkasse.

Det var likevel ingen tvil om at oppsigelsen hadde blitt lagt i postkassen 30. oktober. Spørsmålet var imidlertid om når oppsigelsen kunne sies å ha kommet frem til vaktmesteren.

Lagmannsretten mente at oppsigelse, som hovedregel, må anses som å ha kommet frem når den er lagt i den ansattes postkasse. Dette selv om den ansatte ikke har lest oppsigelsesbrevet. Retten mente likevel at dette kunne stille seg annerledes dersom oppsigelsen var lagt i postkassen sent på kvelden eller på et tidspunkt hvor det ikke kan forventes at den ansatte henter post. Videre mente retten at hovedregelen heller ikke kunne gjelde dersom arbeidsgiver visste at den ansatte ikke var hjemme.

I denne saken gjaldt hovedregelen, slik at oppsigelsen ble ansett for å ha kommet frem samme dagen den ble lagt i vaktmesterens postkasse, det vil si 30. oktober.

 

Oppsigelse levert på e-post

Lagmannsretten mente at det var betenkeligheter knyttet til kun å sende oppsigelse til ansatte på e-post, hvis dette ikke var avtalt på forhånd. Dette fordi det vil variere hvor ofte privatpersoner sjekker sin e-post. Retten påpekte at det normalt ikke kan kreves at ansatte er tilgjengelig på e-post, og i hvert fall ikke utenom arbeidstid eller på sin private e-postadresse.

Retten lukket imidlertid ikke døren for at oppsigelse kan leveres på e-post og likevel være i samsvar med arbeidsmiljølovens regler. Dersom oppsigelse sendes på e-post må arbeidsgiver kunne sikre at oppsigelsen mottas av den ansatte. Dette kan for eksempel gjøres ved leserbekreftelse eller at ansatte sender bekreftelse tilbake på at oppsigelsen er mottatt. Hvis arbeidsgiver mottar slik bekreftelse, må den ansatte anses for å ha mottatt oppsigelsen i samsvar med loven.

Hvis det ikke er avtalt at oppsigelse kan sendes på e-post og det heller ikke er gitt bekreftelse på at oppsigelsen er mottatt, er det derimot usikkert om oppsigelsen kan sies å være mottatt av den ansatte. Retten mente at det i det minste må kreves at den ansatte faktisk har sett at han har mottatt e-posten med oppsigelsen og at den ansatte har hatt mulighet til å se oppsigelsen.

I denne saken ble oppsigelsen både levert i vaktmesterens postkasse og sendt per e-post. Lagmannsretten tok derfor ikke stilling til om oppsigelsen ville vært i samsvar med arbeidsmiljølovens regler, dersom oppsigelsen kun hadde blitt sendt på e-post. Dommen gir likevel holdepunkter for at oppsigelse kan sendes kun på e-post, så lenge de er avtalt på forhånd eller arbeidsgiver mottar lese- eller mottaksbekreftelse fra den ansatte.

 

Råd til arbeidsgiver som skal levere oppsigelse

Det er viktig å huske på at det er arbeidsgiver som må kunne bevise at oppsigelsen har kommet frem til den ansatte til det tidspunktet og på den måten som arbeidsgiver mener. Hvis arbeidsgiver leverer oppsigelsen på andre måter enn etter arbeidsmiljølovens ordning, kan det bli vanskelig å bevise dette. Vårt råd er derfor at dersom arbeidsgiver sender oppsigelse per e-post, bør den i tillegg leveres personlig til den ansatte eller i rekommandert brev.

Dersom arbeidsgiver ikke rekker å levere oppsigelsen personlig eller ved rekommandert brev, bør det i hvert fall bes om mottaksbekreftelse per e-post i tillegg til at det sendes varsel om oppsigelsen på SMS. For å unngå uenighet knyttet til om oppsigelsen er sendt i strid med arbeidsmiljøloven eller ikke, anbefales det også at oppsigelsen ettersendes ved rekommandert brev eller personlig levering.